En bref. L’entretien professionnel est obligatoire tous les deux ans pour chaque salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise. Tous les six ans, il donne lieu à un état des lieux récapitulatif du parcours. Son absence expose l’employeur à une sanction financière.
C’est l’obligation la plus fréquemment ignorée du droit de la formation, et l’une des rares dont le manquement se chiffre directement. Beaucoup d’employeurs la confondent avec l’entretien annuel d’évaluation, qui n’a ni le même objet ni le même caractère obligatoire.
Ne pas confondre deux entretiens
| Entretien professionnel | Entretien annuel d’évaluation | |
|---|---|---|
| Obligation | Légale | Facultative, sauf accord d’entreprise |
| Objet | Perspectives d’évolution et de formation | Performance et atteinte des objectifs |
| Périodicité | Tous les deux ans | Généralement annuelle |
| Contenu interdit | Évaluation du travail | Sans objet |
| Formalisation | Compte rendu remis au salarié | Selon les usages de l’entreprise |
Les deux peuvent se tenir le même jour, mais ils doivent faire l’objet de deux temps distincts et de deux comptes rendus séparés. Mélanger évaluation et perspectives d’évolution vide l’entretien professionnel de sa fonction : un salarié qui craint d’être jugé n’exprimera pas ses souhaits de mobilité.
Ce que l’entretien doit aborder
- Les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualification et d’emploi.
- Les besoins de formation identifiés, à l’initiative de l’employeur comme du salarié.
- L’information sur la validation des acquis de l’expérience, sur le compte personnel de formation et sur le conseil en évolution professionnelle.
- Le suivi des actions décidées lors de l’entretien précédent.
Le troisième point est une obligation d’information à part entière : le salarié doit être informé de l’existence de ces dispositifs — voir nos articles sur la VAE et sur le compte personnel de formation.
Les entretiens de reprise
Un entretien professionnel doit être systématiquement proposé au retour de certaines absences longues, sans attendre l’échéance des deux ans :
- Congé de maternité ou d’adoption.
- Congé parental d’éducation.
- Congé de proche aidant, congé sabbatique.
- Arrêt de travail de longue durée.
- Mandat syndical.
- Période de mobilité volontaire sécurisée.
Ces reprises sont le moment où le besoin de formation est le plus fort, et où le risque de décrochage professionnel est le plus élevé.
L’état des lieux à six ans
Tous les six ans, l’entretien prend une forme renforcée : il dresse un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Il permet de vérifier que celui-ci a bénéficié des entretiens dus et d’apprécier s’il a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification, ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Dans les entreprises d’une certaine taille, le manquement à ces obligations entraîne un abondement correctif du compte personnel de formation du salarié, à la charge de l’employeur. C’est une sanction financière directe, dont le montant est fixé par la réglementation — vérifiez sa valeur en vigueur.
Formaliser sans alourdir
Trois documents suffisent :
- Une convocation écrite, remise avec un délai raisonnable, permettant au salarié de préparer.
- Une trame d’entretien commune, qui garantit que tous les points obligatoires sont couverts.
- Un compte rendu signé des deux parties, dont une copie est remise au salarié et l’autre conservée.
La conservation est essentielle : en cas de contestation, c’est l’employeur qui doit prouver que les entretiens ont eu lieu. Un tableau de suivi par salarié, avec les dates des entretiens réalisés et de ceux à venir, règle la question en quelques minutes par an.
En faire un outil plutôt qu’une formalité
Bien conduit, cet entretien remplit trois fonctions utiles à l’entreprise : identifier les compétences à développer avant que le besoin ne devienne urgent, détecter les souhaits de mobilité interne avant qu’ils ne deviennent des démissions, et alimenter le plan de développement des compétences avec des besoins réels plutôt qu’avec un catalogue.
Il alimente également la réflexion sur les compétences comportementales — voir notre article sur les soft skills — et sur les modalités de formation les plus adaptées, développées dans e-learning ou présentiel. Les informations officielles sur les obligations des employeurs en matière de formation sont accessibles sur le site du ministère de l’Économie.
Questions fréquentes
Une entreprise de trois salariés est-elle concernée ?
Oui. L’obligation s’applique sans condition d’effectif. Seule la sanction financière de l’abondement correctif est réservée aux entreprises au-delà d’un certain seuil.
Le salarié peut-il refuser l’entretien ?
L’employeur doit le proposer et pouvoir le prouver. Si le salarié décline, il est prudent de conserver une trace écrite de la proposition et du refus.
Peut-on le faire à distance ?
Rien ne s’y oppose, à condition de garantir la confidentialité de l’échange et de formaliser le compte rendu dans les mêmes conditions.
Que se passe-t-il si les entretiens n’ont jamais été tenus ?
Il faut régulariser sans attendre, en organisant les entretiens et en établissant l’état des lieux. La régularisation ne supprime pas le risque passé mais l’arrête pour l’avenir.
Conclusion
L’entretien professionnel coûte une heure tous les deux ans par salarié et son absence se chiffre en abondement obligatoire. Le tenir distinct de l’évaluation, le formaliser et en conserver la trace suffit à transformer une obligation en source d’information sur les compétences de l’entreprise.